Utilizar uno o varios programas informáticos de gestión documental o de
archivo no supone garantizar el correcto funcionamiento del conjunto del
sistema. El software va a ser una pieza clave, pero no es ninguna panacea.
Se puede disponer de los mejores desarrolladores, o programas informáticos,
y no ser usados de una manera correcta, o lo que es peor, no ser utilizados
por nadie. Por tanto, antes de implantar el modelo de gestión, es necesario
crear la cultura organizacional adecuada para lograr el éxito.

Hoy en día no se concibe ninguna actividad administrativa sin la utilización
de las tecnologías informáticas. Pero esta posibilidad también ocasiona
ciertos problemas por la gran cantidad de programas, aplicaciones, o
empresas que ofrecen soluciones en esta materia. Antes de analizar algunos
ejemplos de programas que se pueden adaptar a los requisitos exigidos, es
conveniente aclarar algunos conceptos, para evitar confusiones:

CMS: Content Management System, Sistema de Gestión de Contenidos.

Es un programa que permite crear una estructura para organizar y administrar
información, principalmente en páginas web, por parte de los administradores
y participantes. Funciona mediante la integración de diferentes bases de
datos donde se aloja el contenido del sitio.* **El gestor de contenidos
genera páginas dinámicas, mediante DHTML; la aplicación interactúa con el
servidor para generar la página web, bajo petición del usuario, con el
formato predefinido y el contenido extraído de la base de datos del
servidor.**45** *Algunos programas CMS: Drupal (www.drupal.org), Joomla (
www.joomla.com), o Wordpress (www.wordpress.com).

ECM: Enterprise Content Management, Gestión de Contenido Empresarial.

Son el conjunto de* las tecnologías utilizadas para capturar, gestionar,
guardar, entregar y conservar la información que sustentan los procesos de
negocio**46* y empresariales. La definción se recogió por primera vez en el
2004, por el alemán Ulrich Kampffmeyer47 y desde entonces se han
desarrollado todo tipo de herramientas orientadas a ofrecer soluciones en
este campo. Como no es el objeto de este trabajo describir las posibilidades
de los ECM es recomendable leer la descripción de Doxis4 (
http://www.ser-solutions.es/ww/es/pub/soluciones/productos.htm) para
entender un poco mejor estas herramientas. Algunos programas ECM:Nuxeo (
www.nuxeo.org), o Alfresco (www.alfresco.com).

DMS: Document Management System, Sistemas de Gestión de Documentos SGD.

Son programas destinados al control total de los documentos producidos en
una organización, independientemente del soporte (papel o electrónicos48) y
forma.

 Algunos autores separan la gestión de documentos en trámite ('vivos'), de
los que forman parte del Archivo ('finalizados y completos'): necesitando
dos herramientas diferentes, gestor documental y gestor de archivo. Pero
cada vez se tiende más a no diferenciar entre estas posibilidades, y se
busca unificar ambas fases en una misma plataforma o software, que ofrezca
utilidades distintas dependiendo del ciclo de vida en que se encuentran los
documentos. En la siguiente tabla se ofrece las diferencias entre el Gestor
Documental y el archivo electrónico 49:(pulsar para ampliar)

<http://4.bp.blogspot.com/_wVVekduLpXs/SsuIH2i78JI/AAAAAAAAASU/tZY1IPd...>

Esta tabla demuestra que los gestores documentales pueden* *conservar*distintas
versiones de un mismo documento, mantener duplicados, así como almacenar
cualquier documentación de apoyo que se considere oportuna para la
tramitación**50** *(documentación informativa). Y el Archivo Electrónico
conserva aquellos documentos definitivos, que han terminado su trámite,
siendo su número de consultas en el trabajo diario prácticamente nulas, por
tanto es aquí cuando pasan a la ya famosa fase de Archivo51. Éste debe tener
las medidas de seguridad necesarias para evitar modificaciones, así como
garantizar su acceso, conservación, custodia, y almacenamiento de una forma
adecuada a lo largo del tiempo.

Los ECM: Enterprise Content Management a parte de sus extensas
posibilidades, tienden también a ofrecer la gestión integral de los
documentos "vivos", aquellos que todavía están en fase de creación-consulta,
y los "inmodificables" que forman parte del Archivo. Esta es una razón por
lo cual los sistemas de gestión de documentos y sistemas de gestión de
archivo, deben estar unificados en la misma plataforma, estableciendo
requisitos de control, niveles de permisos, accesos, y seguridad entre uno y
otro, para lograr el control absoluto del ciclo de vida de los documentos,
por parte de sus responsables.

Algunos DMS destacados y utilizados tanto para la gestión documental como
para el Archivo: Sigem, utilizado por la administración pública española (
http://www.planavanza.es/AvanzaLocal/Aplicaciones/SIGEM/), LogicalDOC

(http://www.logicaldoc.com), OpenKM (http://www.openkm.com/), KnowledgeTree
(http://www.knowledgetree.com), Maarch (http://www.maarch.org/), Archon (
http://www.archon.org) o el ambicioso Projecte Baula de la Generalitat de
Cataluña.

Unicamente los Content Management System, no sirven para gestionar la
documentación ni el archivo de una organización, aunque sí pueden
implementar las utilidades necesarias para que un CMS, sea también un DMS, o
incluso un ECM. Como es el caso de la integración de Drupal con
KnowledgeTree52 o con Alfresco53.

45WIKIPEDIA.*Sistema de gestión de contenido. *[en linea] [s.l: Wikipedia]*,
*2009.* *[consulta 5-2009] http://es.wikipedia.org/wiki/CMS

46SER Solutions Iberia. *¿Qué es iECM?* [en linea] [s.l: s.n.]*,
*2009.**[consulta
5-2009] <
http://www.ser-solutions.es/ww/es/pub/soluciones/doxis/definicion.htm>

47KAMPFFMEYER, Ulrich. *Enterprise Content Management.* [en linea] Hamburgo:
Project Consult*, *2006.* *[consulta 5-2009]
http://www.project-consult.net/Files/ECM_White%20Paper_kff_2006.pdf

48Los Sistemas de Gestión Documental también pueden ser exclusivamente de
Documentos Electrónicos identificándose por la sigla SGDE.

49CENTRO Nacional de Referencia de Aplicación de las TIC basadas en fuentes
abiertas. *Software de fuentes abiertas en la Administración electrónica
Archivo electrónico de las Administraciones Públicas*. [en linea] Badajoz:
CENATIC*, *2009.* *[consulta 5-2009]
http://www.cenatic.es/laecsp/page37/files/LAECSP_Archivo.pdf

50SERVICIO de Documentación CEPYME. *Diferencias entre un Gestor Documental
y un Archivo Electrónico*. [en lineas]. [s.l: s.n.]*, *2009.**[consulta
5-2009]
http://cepymearagon.blogspot.com/2009/05/diferencias-entre-un-gestor-...

51Para grandes organizaciones hay que desarrollar a su vez las fases
naturales: Archivo de Oficina, Intermedio, e Histórico. Mediante la
planificación adecuada de las transferencias, y con el cuidado especial que
requieren los nuevos formatos electrónicos. Para entender mejor sobre las
transferencias de documentos electrónicos se puede consultar: CENTRO
Nacional de Referencia de Aplicación de las TIC basadas en fuentes abiertas.
Op. Cit.

52GROUPS Drupal. *Drupal - Knowledge Tree Integration*. [en linea]. [s.l:
s.n.]*, *2007.* *[consulta 5-2009] http://groups.drupal.org/node/4708

53GROUPS Drupal. *Alfresco Integration*. [en linea]. [s.l: s.n.]*,
*2007.**[consulta
5-2009] <http://drupal.org/node/144266>

Fragmento de la Tesina presentada en el Master de Gestión de Unidades y
Servicios de Información y Documentación de la Universidad de Zaragoza.

*
*

*Fuente:
http://documentalqueridowatson.blogspot.com/2009/10/eleccion-de-un-ge...
*